Tomando en consideración lo establecido por el Dian, sobre la facturación electrónica, se destaca que los proveedores de servicios y productos tienen hasta 48 horas para emitir dicha factura que haga constar la compra de un producto por parte de un adquiriente.
Reglamentaciones
El formato estándar de generación de facturas en XML que parea su construcción utiliza el estándar UBL V2.0, el cual es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente.
Otros formatos estándar relacionados con el proceso son las notas de débito y crédito mediante las cuales se realizan ajustes a las facturas emitidas. Dichos formatos también son en formato estándar XML y UBL V2.0 e igualmente son obligatorios.
También usan un complemento conocido como firma digital que permite garantizar la integridad, autenticidad y no rechazo de la factura electrónica emitida.
Para quienes no reciben el formato estándar de la factura se expide una representación gráfica que contiene elementos técnicos como un código QR.
Avance de la Facturación Electrónica en Colombia
Tiene su origen en el artículo 37 de la ley 223 de 1995, antes de esta fecha el emisor anotaba o imprimía los datos correspondientes a la factura en específico y la entregaba al cliente.
En el 2007 se produce un importante avance con la reglamentación técnica de la factura electrónica a través del decreto 1929 de 2007 que define a la factura electrónica, como el documento que soporta transacciones de venta de bienes y servicios. Para efectos fiscales que deber ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos y la Resolución 14465 de 2007 Establece las características técnicas que debe cumplir la factura electrónica.
En la actualidad, la DIAN decidió implementar el sistema de facturación electrónica con la elaboración en 2015 del Decreto 2242 que reglamenta las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.
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Características de la Facturación electrónica
La factura electrónica debe cumplir con los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y discriminar el impuesto al consumo, cuando sea el caso, así como, cada una de sus características para su generación, las cuales se detallan como sigue:
- Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
Llevar la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
Facilitar el intercambio de información entre sistemas que utilizan diversas tecnologías, de forma confiable y segura.- Incluir el Código Único de Factura Electrónica CUFE.
- Cumplir los requisitos del Estatuto Tributario y discrimina el impuesto al consumo cuando es del caso.
- Facilitar el intercambio de información entre sistemas que utilizan diversas tecnologías, de forma confiable y segura.
- Permitir la incorporación de mecanismos técnicos de control, como la firma electrónica o digital para garantizar autenticidad e integridad, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
De igual manera, existen diferentes estatus de facturas electrónicas como:
- Expedición (generación y entrega).
- Recibo.
- Conservación
- Rechazo.
Dentro de estos estatus existen diferentes condiciones que se den cumplir como en la expedición (generación y entrega) de Factura Electrónica, los cuales son:
Condiciones de generación:
- Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
- Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Cumplir requisitos del 617 ET y discriminar el impuesto al consumo cuando sea del caso.
Incluir firma digital para garantizar autenticidad e integridad y no repudio.
- Incluir el Código Único de Factura Electrónica CUFE.
- NIT del obligado y el adquiriente, en caso.
Condiciones de entrega por parte del obligado al adquirente:
Electrónicamente cuando el adquirente también expida factura electrónica.
- Electrónicamente cuando el adquirente, aunque no sea facturador electrónico decida recibir factura en formato electrónico.
El adquirente deberá rechazar la factura electrónica que no cumpla con alguna de las siguientes condiciones:
- El formato XML estándar establecido por la DIAN.
- Existencia de los requisitos aplicables del artículo 617 del Estatuto Tributario y discriminación del impuesto al consumo cuando sea del caso.
Existencia de la firma digital.
- Posibilidad de leer la factura.
- Numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Uso y validez del código único de factura electrónica CUFE.
- NIT del obligado a facturar electrónicamente y del adquirente, si fuera el caso.
Obligaciones, infracciones y sanciones de las Personas jurídicas habilitadas para validar y transmitir Factura Electrónica.
En el siguiente cuadro se muestran las obligaciones, infracciones y sanciones de las Personas jurídicas habilitadas para validar y transmitir Factura Electrónica
| Obligación | Infracción | Sanción |
|---|---|---|
| Validar FE (términos, requisitos y características) | a) No Validar FE con req. b) Validar FE sin req. |
a) Cancelación b)10 UVT por FE máx. 10.000 |
| Transmitir a la DIAN FE validadas según requisitos | a) No trasmitir FE Validadas b) Trasmitir FE sin req. |
a) Cancelación b) 10 UVT por FE máx. 10.000 |
| Garantizar confidencialidad y reserva de la información | Violar confidencialidad y reserva. | Cancelación |
| Mantener requisitos y condiciones | a) Obtener habilitación fraudulentamente b) No mantener req. |
a) Cancelación b) Cancelación |
| Abstenerse de realizar maniobras fraudulentas: operaciones inexistentes, inexactas, simuladas, ficticias, y cualquier otra | a) Utilizar maniobras fraudulentas | b) Cancelación |
Beneficios de la Factura Electrónica
Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%.
Estos son algunos de los beneficios que hacen posible este ahorro:
- Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
- Ahorro en el gasto de papelería.
- Facilidad en los procesos de auditoría.
- Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
- Menor probabilidad de falsificación.
- Agilidad en la localización de información.
- Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
- Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
- Reducción de costes.
- Mejora de la eficiencia.
- Aumenta la seguridad documental.
- Reducción en tiempos de gestión.
Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.
Sobre la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas
En Colombia, el modelo de facturación fue adoptado a través del Decreto 2242 de 2015 y el mismo, está compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 cuyo objetivo principal es la extensión del uso de la factura electrónica en el país.
De acuerdo con la Resolución 0042 del 05 de mayo de 2020, están obligados a ser facturadores electrónicos quienes cumplan con uno o más de los siguientes requisitos:
Sobre los no obligados a emitir facturación electrónica, De acuerdo con la Resolución 0042 del 05 de mayo de 2020, no están obligados a facturar electrónicamente:
- Bancos.
- Corporaciones financieras.
- Corporaciones de ahorro y vivienda.
- Compañías de financiamiento comercial.
- No responsables de IVA.
¿Cómo funciona?
De acuerdo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), se mantienen los siguientes modos de operación de Factura Electrónica:
En caso que la empresa cuente con un software contable o de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), puede evaluar la posibilidad de integrar la factura electrónica en ese sistema siguiendo las especificaciones tecnológicas exigidas por la Dian. Estas se pueden consultar en el anexo técnico publicado en el portal de facturación electrónica de la entidad.
La Dian tiene Servicio Gratuito para empresas de diferente tamaño, que deseen cumplir con la obligación de facturar electrónicamente. Para acceder al servicio, debe registrase en la página web, solicitar un certificado de firma digital y realizar pruebas de software para estar habilitado.
Toda el que requiera facturar electrónicamente requiere:
- Estar registrado en el RUT.
- Contar con un software de Facturación Electrónica
- Tener un Certificado de Firma Digital
Es indispensable saber, que, toda persona facture electrónicamente con el software “Facturación Gratuita DIAN», puede solicitar sin costo el Certificado de Firma Digital, el mismo tiene una vigencia de un año. La solicitud se realiza dentro del ambiente de “Habilitación» de Factura Electrónica, ingresando por el software “Facturación Gratuita DIAN» de la página oficial del ente regulador.
Características:
- El trámite es completamente virtual.
- Fácil de usar.
- Sin límite de generación y recepción de documentos electrónicos.
- Puede consultar en cualquier momento sus documentos electrónicos
Leyes o regulaciones
Resolución 042 de 2020
Por la cual se desarrollan los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación.
¿Qué es el proceso de Validación Previa?
Es el proceso que se le hace a la factura, notas débito y crédito electrónicas generadas y transmitidas a la DIAN para verificar que cumplen con las reglas definidas por la entidad en el anexo técnico; este proceso se hace en fracción de segundos, para que luego, el documento junto con el comprobante de validación sea entregado al comprador, lo cual la convierte en un soporte con efectos fiscales.